Code of Conduct
Zuverlässigkeit, Glaubwürdigkeit und insbesondere Legalität sind unverzichtbare Elemente unseres Geschäftserfolgs. Dieses Engagement vereint alle Mitarbeiter der ETS Group über Ländergrenzen und Kulturen hinweg.
Legalität ist einer der Grundwerte unseres Unternehmens und für uns als Management von größter Bedeutung. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie jederzeit alle gesetzlichen Anforderungen strikt einhalten. Rechtsverstöße werden in unserem Unternehmen ausnahmslos nicht geduldet. Um die Bedeutung dieses Grundsatzes zu unterstreichen, haben wir in unserem „Code of Business Conduct“ unsere Haltung zu rechtlichen Anforderungen und ethischen Fragen formuliert. Der „Code of Business Conduct“ gibt unseren Mitarbeitern eine Orientierung für ihr Verhalten. Darin werden die grundlegenden Standards dargelegt, die wir beibehalten wollen. Wenn Sie Zweifel haben, ob eine Entscheidung den Anforderungen des „Code of Business Conduct“ entspricht, bitten wir Sie, sich an Ihren Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung zu wenden. Gemeinsam tragen wir die Verantwortung für den Ruf der ETS Group. Der „Code of Business Conduct“ und die Werte der ETS Group bilden eine solide Grundlage für den Aufbau des Vertrauens, das für unseren Geschäftserfolg so wichtig ist.
Präambel
Die unbedingte Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen für unser Unternehmen hat seit jeher höchste Priorität und ist fester Bestandteil der Werte der ETS-Gruppe. Die gesetzlichen Regelungen werden durch zahlreiche Weisungen und Weisungen geregelt, die in diesem Verhaltenskodex zusammengefasst sind, um den Mitarbeitern die Einhaltung der Regeln zu erleichtern. Die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Regelungen gelten für die ETS-Gruppe und ihre Mitarbeiter und sollten nicht auf Rechten zugunsten Dritter beruhen.
Grundsätze rechtmäßiges Verhalten
Wir wahren den Grundsatz der strengen Rechtmäßigkeit aller Handlungen, Maßnahmen, Verträge und sonstigen Vorgänge der ETS-Gruppe. Dazu gehört die Zahlung geschuldeter Steuern, die Einholung ggf. erforderlicher behördlicher Genehmigungen (z. B. im Bereich des Zoll- und Exportkontrollrechts) sowie die Wahrung von Rechten Dritter. Diesem Grundsatz liegt nicht nur die Überlegung zugrunde, dass bei Verstößen erhebliche geschäftliche Nachteile durch Strafverfolgung, Bußgelder oder Schadensersatzansprüche entstehen könnten; sondern vielmehr die Bestätigung rechtlicher Schritte, unabhängig davon, ob diese der ETS Group zugute kommen oder nicht. Jeder Mitarbeiter ist persönlich für die Einhaltung der Gesetze in seinem Arbeitsbereich verantwortlich. Es ist strengstens untersagt, Dritte zu rechtswidrigem Handeln zu verleiten oder sich wissentlich an solchen Handlungen zu beteiligen. Abweichendes Verhalten führt – unabhängig von gesetzlichen Sanktionen – zu disziplinarischen Konsequenzen. Die Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass es in ihrem Verantwortungsbereich nicht zu Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften oder diesen Verhaltenskodex kommt, die bei entsprechender Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Sie müssen deutlich machen, dass Rechtsverstöße unabhängig von der Hierarchieposition des Arbeitnehmers nicht geduldet werden und stets disziplinarische Konsequenzen nach sich ziehen. In diesem Zusammenhang werden die Mitarbeiter ausdrücklich auf die Bestimmungen dieses Verhaltenskodex hingewiesen.
Verantwortung für den Ruf der ETS Group
Alle Mitarbeiter müssen bei der Ausübung ihrer Aufgaben den Ruf der ETS Group berücksichtigen.
Verhalten gegenüber Mitarbeitern
Wir respektieren und schützen die persönliche Würde jedes Einzelnen. Wir dulden keine rechtswidrige Diskriminierung oder Belästigung unserer Mitarbeiter. Wir lehnen Kinderarbeit ab, auch bei unseren Geschäftspartnern.
Vermeidung von Interessenkonflikten, Beteiligungen und Nebentätigkeiten
Nebentätigkeiten sind nur mit vorheriger Zustimmung des Unternehmens gestattet. Darüber hinaus sind Mitarbeiterbeteiligungen oder Nebentätigkeiten in Unternehmen, die in direktem Wettbewerb mit der ETS-Gruppe stehen, sowie Beteiligungen oder Nebentätigkeiten bei Lieferanten und Kunden nur im Einzelfall nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Geschäftsführung zulässig. Geschäfte mit Unternehmen, mit denen Mitarbeiter in direkter Beziehung stehen (sei es verheiratet, in einer Partnerschaft, ein naher Familienangehöriger), dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Geschäftsführung getätigt werden, sofern der Mitarbeiter Einfluss auf die Geschäftsbeziehung nehmen kann und somit die Möglichkeit eines Konflikts besteht von Interesse besteht.
Beauftragung von Geschäftspartnern für private Zwecke
Mitarbeiter können unter Umständen einen Geschäftspartner der ETS-Gruppe für private Zwecke nutzen. In Fällen, in denen es unmittelbar um die Vergabe oder Ausführung von Aufträgen geht und dadurch die Möglichkeit eines Interessenkonflikts besteht, ist die vorherige schriftliche Zustimmung der Geschäftsführung einzuholen. Allgemeine Waren oder Dienstleistungen sind ausgeschlossen.
Umgang mit Informationsdokumenten
Aufzeichnungen und Berichte (intern und extern) müssen korrekt und wahrheitsgemäß sein. Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze sind einzuhalten, außerdem müssen Daten und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig und aktuell sein. Die Bereitstellung von Aufzeichnungen, Dateien etc. für vertrauliche Unternehmenszwecke ist nur dann gestattet, wenn sie unmittelbar im Interesse der ETS-Gruppe liegen.
Geheimhaltung
Vertrauliche Informationen des Unternehmens müssen geheim gehalten werden. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.
Datenschutz und Informationssicherheit
Der Schutz der Privatsphäre bei der Verwendung personenbezogener Daten und die Sicherheit aller Geschäftsdaten unter Berücksichtigung geltender rechtlicher Anforderungen in allen Geschäftsprozessen ist zu gewährleisten. Der Schutz vor unberechtigtem Zugriff erfolgt durch geeignete Systeme, die dem neuesten Stand der Technik entsprechen.
Insiderinformationen
Insiderinformationen sind alle nicht öffentlichen Informationen, die ein Anleger als wesentlich für seine Anlageentscheidungen erachtet. Es ist verboten, Wertpapiere und Aktien unter Verwendung von Insiderinformationen zu kaufen oder zu verkaufen oder deren Kauf oder Verkauf zu empfehlen. Insiderinformationen sind streng vertraulich zu behandeln und dürfen niemals an Dritte weitergegeben werden. Dies gilt auch für die Weitergabe von Passwörtern, die den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Insiderinformationen ermöglichen. Eine Weitergabe von Insiderinformationen an Mitarbeiter oder externe Berater ist nur dann zulässig, wenn dies zur Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist und unter strenger Geheimhaltung steht.
Verhalten gegenüber Geschäftspartern und Dritten, Wettbewerbs- und Kartellrecht
Alle Mitarbeiter sind im Rahmen der Gesetze zur Einhaltung der Regeln des fairen Wettbewerbs verpflichtet. Die Zuordnung bestimmter Gebiets- oder Kundengruppen, Vereinbarungen oder der Austausch von Informationen über Preise/Preisbestandteile, Lieferantenbeziehungen und deren Konditionen sowie Kapazitäten oder Lieferverhalten sind nicht gestattet. Gleiches gilt für den Informationsaustausch über Marktstrategien und Anlagestrategien. Dies gilt nicht nur für schriftliche Verträge, sondern auch für mündliche Vereinbarungen, stillschweigendes und bewusstes Parallelverhalten. Absprachen oder Informationsaustausch bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten sind nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen zulässig. Die Marktstellung des Unternehmens darf nicht rechtswidrig ausgenutzt werden, um beispielsweise eine Preisdiskriminierung, die Nichtlieferung angeforderter Produkte oder eine Lieferverweigerung durchzusetzen.
Lieferanten- und Kundenbeziehungen
Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten sind vollständig und eindeutig einzuhalten und einschließlich nachträglicher Änderungen und Ergänzungen zu dokumentieren. Dies gilt auch für Regelungen wie die Auszahlung von Prämien, Werbe- oder Promotionszuschüssen. Die internen Regelungen zur Durchführung von Gegenkontrollen („Vier-Augen-Prinzip“) sowie zur Trennung von Betriebs- und Kontrollfunktionen sind von allen Mitarbeitern strikt einzuhalten. Lieferanten werden ausschließlich aufgrund ihrer Wettbewerbsfähigkeit auf der Grundlage von Preis, Qualität, Leistung und Eignung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen ausgewählt.
Korruption, Geschenke und andere Vorteile
Vereinbarungen oder Nebenabreden zu Vereinbarungen, die auf den persönlichen Vorteil oder die Begünstigung einzelner Personen im Zusammenhang mit der Anwerbung, Beschaffung, Lieferung, Abwicklung und Bezahlung von Verträgen abzielen, sind untersagt. Mitarbeiter, die Kunden oder Lieferanten beeinflussen, um sich einen unfairen Vorteil zu verschaffen, oder versuchen, sie zu beeinflussen, um sich einen unfairen Vorteil zu verschaffen, müssen mit Disziplinarmaßnahmen rechnen, unabhängig von den strafrechtlichen Konsequenzen. Versuche von Lieferanten oder Kunden, die Entscheidungen der Mitarbeiter der ETS Group in unlauterer Weise zu beeinflussen, müssen der Geschäftsführung gemeldet werden. Auf Einzelfälle wird angemessen reagiert, kann aber beispielsweise auch eine Auftragsaussetzung oder Vertragskündigung umfassen.
Provisionen und Honorare, die an Händler, Vertreter oder Berater gezahlt werden, müssen angemessen und in einem angemessenen Verhältnis zu den durchgeführten Aktivitäten stehen. Es dürfen keine Leistungen vereinbart werden, die ganz oder teilweise der Zahlung von Bestechungsgeldern dienen. Die Annahme und Gewährung von Geschenken und anderen Vorteilen (z. B. der Besuch von Veranstaltungen ohne direkten geschäftlichen Bezug), einschließlich Einladungen (von und an Lieferanten oder Kunden), sollte mit Vorsicht erfolgen. Der finanzielle Rahmen sollte so gestaltet sein, dass die Annahme durch den Empfänger nicht geheim gehalten werden muss und nicht dazu führen sollte, dass sich der Empfänger dem Spender gegenüber in irgendeiner Weise verpflichtet fühlt. In Zweifelsfällen ist eine schriftliche Genehmigung der Geschäftsführung einzuholen.
Produktqualität und -sicherheit
Für unser Unternehmen sind außergewöhnlich hohe Qualitätsstandards von größter Bedeutung. Unser Anspruch ist es, den hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards unserer Kunden bei immer komplexer werdenden Produkten und Systemen gerecht zu werden und die erforderlichen Verbesserungen gründlich und effektiv umzusetzen. Sollten trotz aller Bemühungen Mängel auftreten, werden wir diese im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und vertraglichen Pflichten beseitigen.
Arbeitssicherheit, Gesundheits-, Brand- und Umweltschutz
Es liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiter, Gefahren für Mensch und Umwelt zu vermeiden, die Auswirkungen auf die Umwelt gering zu halten und Ressourcen zu schonen. Prozesse, Räumlichkeiten und Materialien müssen den geltenden gesetzlichen und internen Richtlinien zum Arbeits-, Gesundheits-, Brand- und Umweltschutz entsprechen.
Informationen und Schulung
Die Mitarbeiter werden regelmäßig über aktuelle Themen im Zusammenhang mit diesem Verhaltenskodex informiert.
Meldung von Unregelmäßigkeiten
Alle Mitarbeiter haben das Recht, einen möglichen Verstoß gegen die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Regeln zu melden. Dies kann anonym erfolgen. Der Bericht wird untersucht und gegebenenfalls werden Korrekturmaßnahmen ergriffen. Jede Meldung kann an die E-Mail-Adresse hinweisgeberstelle.ets@brp.de gesendet werden; alternativ können mögliche Verstöße telefonisch unter +49 711 16445436 gemeldet werden.
Überwachung
Jede Abteilung ist für die Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Regelungen und aller anderen unternehmensinternen Regeln in ihrem Verantwortungsbereich verantwortlich.
Amelinghausen, 25.03.2024
ETS Group
Dr. Uwe Nickel, CEO